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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der CER3 Commerce Events GmbH
Ludwigstraße 18
97070 Würzburg
für Veranstaltungen, Konferenzen und Messen

Stand: Mai 2026

1. Definitionen
   
   Im Sinne dieser AGB gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

   „Aussteller“	sind Unternehmen, die auf einer Veranstaltung einen Stand oder eine Präsentationsfläche betreiben, um Produkte, Dienstleistungen oder ihr Unternehmen einem definierten Publikum zu präsentieren;
   "Dritte"	sind Personen oder Unternehmen, die nicht Vertragspartei dieses Vertrages sind;
   „Kunde“	sind Sponsoren, Aussteller oder Ticketkäufer;
   „Sponsoren“	sind Unternehmen, die eine Veranstaltung finanziell, materiell oder durch Dienstleistungen unterstützen, um im Gegenzug bestimmte Gegenleistungen zu erhalten, die der Vermarktung und Kommunikation ihres Unternehmens dienen;
   „Ticketkäufer“	sind Unternehmen, die für sich bzw. ihre Mitarbeiter Tickets zu Veranstaltungen der CER3 erwerben;
   „Veranstaltung“	sind Messen, Konferenzen, Tagungen und sonstige Events, die von CER3 organisiert und durchgeführt werden;
   "Veranstaltungsgelände"	umfasst sämtliche Räumlichkeiten, Flächen und Außenbereiche, die für die Veranstaltung genutzt werden;
   "Veranstaltungsort"	ist der Ort, an dem die Veranstaltung stattfindet.

2. Geltungsbereich und Einbeziehung
   1. Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der CER3 Commerce Events GmbH (nachfolgend "CER3") gelten ausschließlich für alle Geschäftsbeziehungen zwischen CER3 und Unternehmern im Sinne von § 14 BGB (nachfolgend "Kunde"), soweit nicht wirksam etwas Abweichendes vereinbart wurde. CER3 erbringt seine Leistungen ausschließlich auf der Grundlage dieser AGB.
   2. Diese AGB gelten für:
      1) Sponsoren- und Ausstellerverträge;
      2) Ticketverkäufe an Unternehmer.
   3. Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, CER3 hätte ihrer Geltung zuvor schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten auch dann, wenn CER3 in Kenntnis abweichender allgemeiner Geschäftsbedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos ausführt oder der Kunde auf eigene Geschäftsbedingungen ausdrücklich Bezug genommen hat.
   4. Diese AGB gelten in ihrer zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung und auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, selbst wenn nicht erneut auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird.
   5. CER3 behält sich vor, diese AGB mit einer angemessenen Ankündigungsfrist zu ändern. Der Kunde wird über Änderungen schriftlich oder per E-Mail informiert. Ist der Kunde mit den Änderungen nicht einverstanden, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen kündigen.
   6. Alle Vereinbarungen, die individuell zwischen CER3 und dem Kunden zwecks Ausführung des Vertrages abweichend von diesen AGB getroffen werden, sind schriftlich niederzulegen.
3. Vertragsschluss und Angebot
   1. Die Angebote von CER3 sind freibleibend und unverbindlich, soweit sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind oder eine bestimmte Annahmefrist enthalten.
   2. Ein Vertrag kommt erst durch die ausdrückliche schriftliche Auftragsbestätigung von CER3 zustande. Mündliche Zusagen und Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der schriftlichen Bestätigung durch CER3.
4. Preise und Zahlungsbedingungen
   1. Die Preise von CER3 verstehen sich in Euro und zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit nicht anders angegeben.
   2. Bei Sponsoren- und Ausstellerverträgen ist das Entgelt, sofern nichts anderes vereinbart ist, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.
   3. Bei Ticketverkauf ist der Kaufpreis bei Bestellung fällig und sofort zahlbar.
   4. CER3 behält sich vor, bei Zahlungsverzug des Kunden Verzugszinsen zu berechnen. Die Geltendmachung weiterer Verzugsschäden bleibt vorbehalten.
   5. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur ausüben, soweit sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
5. Besondere Bestimmungen für Kunden, die Sponsoren oder Aussteller sind
   1. Leistungsumfang
      1. Der Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung und den dort beschriebenen Leistungspaketen. Dies umfasst insbesondere die Überlassung von Messeflächen, Sichtbarkeiten und gemeinsame Marketingaktionen.
      2. CER3 behält sich vor, bei Änderungen des Veranstaltungskonzepts, die aus technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich werden, gleichwertige Leistungen zu erbringen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Kann keine gleichwertige Ersatzleistung angeboten werden, ist der Kunde berechtigt, hinsichtlich der betroffenen Leistungsbestandteile eine angemessene Vergütungsminderung zu verlangen.
   2. Rücktritt und Stornierung durch den Kunden
      1. Der Kunde ist berechtigt, vom Vertrag durch Erklärung per E-Mail gegenüber CER3 zurückzutreten. Der Rücktritt wird mit Zugang der Rücktrittserklärung bei CER3 wirksam.
      2. Im Falle eines Rücktritts durch den Kunden ist CER3 berechtigt, eine pauschale Aufwandsentschädigung zu verlangen. Diese bemisst sich nach dem Zeitraum zwischen dem Zugang der Rücktrittserklärung bei CER3 und dem geplanten Veranstaltungstermin wie folgt:
         1) Rücktritt mehr als 6 Monate vor dem Veranstaltungstermin: 50 % der vereinbarten Vergütung;
         2) Rücktritt ab 6 Monate bis 3 Monate vor dem Veranstaltungstermin: 75% der vereinbarten Vergütung;
         3) Rücktritt ab weniger als 3 Monate vor dem Veranstaltungstermin: 100 % der vereinbarten Vergütung.
      3. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass CER3 kein oder ein geringerer Schaden als die jeweilige Pauschale entstanden ist; in diesem Fall ist nur der tatsächlich entstandene geringere Schaden zu erstatten. CER3 behält sich vor, einen höheren tatsächlichen Schaden nachzuweisen und geltend zu machen.
      4. Erscheint ein Aussteller ohne vorherigen Rücktritt nicht zur Veranstaltung, gilt Ziff. 5.2.2 lit. (c) entsprechend.
   3. Verschiebung und Absage der Veranstaltung
      1. Wird die Veranstaltung um nicht mehr als 6 Wochen gegenüber dem ursprünglichen Termin verschoben oder innerhalb derselben Stadt an einen anderen Veranstaltungsort verlegt, behalten die Verträge unverändert ihre Gültigkeit. Ein Rücktrittsrecht des Kunden besteht in diesen Fällen nicht.
      2. Wird die Veranstaltung um mehr als 6 Wochen verschoben oder an einen Ort in einer anderen Stadt verlegt, ist der Kunde berechtigt, innerhalb von 2 Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Verlegung schriftlich vom Vertrag zurückzutreten. Im Falle eines solchen Rücktritts werden bereits geleistete Zahlungen in voller Höhe erstattet. Die Geltendmachung weitergehender Ansprüche richtet sich nach Ziffer 8 dieser AGB.
      3. CER3 behält sich vor, die Veranstaltung aus wichtigem Grund abzusagen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:
         1) Höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Brand, Bombenfund);
         2) Behördlichen Anordnungen oder Verboten;
         3) Ausfall wesentlicher Referenten oder Aussteller;
         4) Unzureichender Teilnehmerzahl bei unverhältnismäßigem Aufwand.
      4. Sagt CER3 die Veranstaltung aus einem von CER3 nicht zu vertretenden Grund ab (insbesondere höhere Gewalt, behördliche Anordnungen), werden bereits geleistete Zahlungen des Kunden erstattet. CER3 ist berechtigt, von dem zu erstattenden Betrag diejenigen Aufwendungen in Abzug zu bringen, die CER3 bis zum Zeitpunkt der Absage nachweislich und ausschließlich für die konkrete Veranstaltung getätigt hat und die weder rückgängig gemacht noch anderweitig eingespart werden konnten (nicht ersparte Aufwendungen). Der Abzug ist auf den tatsächlich geleisteten Zahlungsbetrag des Kunden begrenzt; eine darüber hinausgehende Zahlungspflicht des Kunden wird nicht begründet. CER3 übermittelt dem Kunden auf Verlangen eine nachvollziehbare Aufstellung der in Abzug gebrachten nicht ersparten Aufwendungen.
      5. Sagt CER3 die Veranstaltung aus einem von CER3 zu vertretenden Grund ab, werden bereits geleistete Zahlungen in voller Höhe erstattet. Weitergehende Schadensersatzansprüche des Kunden richten sich nach Ziffer 8 dieser AGB.
   4. Haftung des Ausstellers
      1. Der Aussteller haftet vollumfänglich für alle Schäden, die durch ihn, sein Personal, seine Beauftragten oder sonst durch seinen Standaufbau entstehen. Dies umfasst insbesondere Schäden an Veranstaltungsräumen, Einrichtungen, anderen Ständen sowie Personen- und Sachschäden gegenüber Dritten.
      2. Der Aussteller verpflichtet sich, nach Aufforderung durch CER3 eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500.000 EUR vorzuweisen und während der gesamten Veranstaltung aufrechtzuerhalten.
      3. Der Aussteller stellt CER3 von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund von Handlungen oder Unterlassungen des Kunden, seines Personals oder seiner Beauftragten gegen CER3 geltend gemacht werden.
   5. Aufbau, Abbau und Standbetrieb
      1. Aufbau- und Abbauzeiten werden von CER3 verbindlich festgelegt und dem Aussteller rechtzeitig mitgeteilt. Der Aussteller ist verpflichtet, diese Zeiten einzuhalten.
      2. Der Aussteller hat sicherzustellen, dass sein Stand den gesetzlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen entspricht. CER3 behält sich vor, Mängel zu beanstanden und deren Beseitigung zu verlangen.
      3. Der Aussteller darf seinen Stand nicht an Dritte weitervermieten oder überlassen, soweit CER3 nicht ausdrücklich per E-Mail zugestimmt hat.
      4. CER3 ist berechtigt, bei Verstößen gegen diese Bestimmungen oder bei Gefährdung des Veranstaltungsbetriebs den Betrieb des Standes zu untersagen und den Kunden vom Veranstaltungsgelände zu verweisen.
6. Besondere Bestimmungen für Ticketverkauf
   1. Ticketkauf und Gültigkeit
      1. Tickets berechtigen zum Zutritt zur jeweiligen Veranstaltung am angegebenen Termin am Veranstaltungsort. Die Tickets sind personenbezogen und nicht übertragbar, wenn nicht CER3 ausdrücklich per E-Mail der Übertragung auf einen Dritten zugestimmt hat.
      2. Der Ticketkauf erfolgt online über die Website von CER3 oder über autorisierte Verkaufsstellen. Durch Abschluss des Bestellvorgangs kommt der Vertrag über den Erwerb des Tickets zustande.
      3. Tickets gelten nur in Verbindung mit einem gültigen, amtlichen Lichtbildausweis. CER3 ist berechtigt, die Identität des Ticketinhabers zu überprüfen.
      4. Bei Verlust eines Tickets besteht kein Anspruch auf Ersatz oder Erstattung des Ticketpreises.
   2. Storno, Umtausch und Erstattung
      1. Tickets sind vom Umtausch und von der Rückgabe ausgeschlossen, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.
      2. Soweit Service- oder Bearbeitungsgebühren nicht von CER3 selbst erhoben, sondern durch eigenständige Drittanbieter (z. B. externe Ticketplattformen) einbehalten wurden, ist CER3 nicht zur Erstattung dieser Beträge verpflichtet.
      3. Sagt CER3 die Veranstaltung aus einem von CER3 nicht zu vertretenden Grund ab (insbesondere höhere Gewalt, behördliche Anordnungen), werden bereits gezahlte Ticketpreise erstattet. CER3 ist jedoch berechtigt, von dem zu erstattenden Betrag je Ticket den anteiligen Betrag derjenigen Aufwendungen in Abzug zu bringen, die CER3 bis zum Zeitpunkt der Absage nachweislich und ausschließlich für die konkrete Veranstaltung getätigt hat und die weder rückgängig gemacht noch anderweitig eingespart werden konnten (nicht ersparte Aufwendungen). Die Aufteilung dieser nicht ersparten Aufwendungen erfolgt gleichmäßig auf alle verkauften Tickets. Der Abzug je Ticket ist auf den tatsächlich gezahlten Ticketpreis begrenzt; eine darüber hinausgehende Zahlungsverpflichtung des Kunden wird nicht begründet.
      4. Wird die Veranstaltung um nicht mehr als 6 Wochen gegenüber dem ursprünglich angekündigten Termin verschoben oder innerhalb derselben Stadt an einen anderen Veranstaltungsort verlegt, behalten Tickets ihre Gültigkeit für den neuen Termin. Ein Rücktrittsrecht des Kunden besteht in diesen Fällen nicht.
      5. Wird die Veranstaltung um mehr als 6 Wochen verschoben oder an einen Ort in einer anderen Stadt verlegt, ist der Kunde berechtigt, innerhalb von 2 Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Verlegung schriftlich vom Vertrag zurückzutreten. Im Falle eines solchen Rücktritts wird der gezahlte Ticketpreis in voller Höhe erstattet. Ziff. 6.2.2 Satz 2 gilt entsprechend.
   3. Programmänderungen
      1. Änderungen im Programm, im Line-up oder im Zeitplan sind vorbehalten. Solche Änderungen berechtigen nicht zur Preisminderung oder zum Rücktritt vom Vertrag, soweit die Änderungen für den Kunden zumutbar sind.
      2. CER3 behält sich vor, Referenten oder Programmteile aus wichtigem Grund (z.B. Erkrankung, höhere Gewalt) auszutauschen oder abzusagen.
      3. Ausfallentschädigungen sind auf den Ticketpreis beschränkt. Weitergehende Ansprüche, insbesondere für Reise- und Übernachtungskosten, sind ausgeschlossen.
7. Durchführungsbestimmungen
   1. Hausrecht und Zutrittsberechtigung
      1. CER3 übt das Hausrecht auf dem Veranstaltungsgelände bzw. am Veranstaltungsort aus. CER3 behält sich das Recht vor, Personen bei Störung des Veranstaltungsbetriebs, bei Verstoß gegen Sicherheitsvorgaben oder bei sonstigen begründeten Anlässen ohne Erstattung des Ticketpreises vom Veranstaltungsgelände bzw. Veranstaltungsort zu verweisen.
      2. Der Zutritt zum Veranstaltungsgelände oder Veranstaltungsort erfolgt auf eigene Gefahr. CER3 übernimmt keine Haftung für Verluste oder Schäden, die dem Kunden auf dem Veranstaltungsgelände oder am Veranstaltungsort entstehen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.
      3. Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren haben nur in Begleitung einer volljährigen Person Zutritt zur Veranstaltung.
      4. CER3 ist es vorbehalten, gefährliche Gegenstände, Waffen, Drogen sowie alkoholische Getränke auf dem Veranstaltungsgelände bzw. am Veranstaltungsort zu verbieten und diese bei Verdacht auf Missbrauch einzuziehen.
   2. Bild- und Tonaufnahmen
      1. CER3 behält sich vor, die Veranstaltung fotografisch und filmisch zu Dokumentations-, Marketing- und Pressezwecken, insbesondere zur Veröffentlichung über das Internet, die sozialen Medien und sonstige Medien zu dokumentieren. CER3 beachtet dabei die anwendbaren datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Kunsturhebergesetz (KUG).
      2. Aufnahmen, auf denen einzelne Personen individuell erkennbar sind, werden von CER3 nur auf Grundlage einer von der betroffenen Person gesondert, freiwillig und informiert erteilten Einwilligung zu den jeweils darin bezeichneten Zwecken und Nutzungsformen verwendet. Die Einwilligung kann der Kunde entweder im Rahmen des Ticketkaufes oder spätestens durch Zutritt zur Veranstaltung erklären, worauf bei Betreten des Veranstaltungsortes gesondert hingewiesen wird.
      3. Der Kunde ist verpflichtet, alle von ihm zur Veranstaltung entsandten Personen rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn darüber zu informieren, dass Foto- und Videoaufnahmen stattfinden werden und dass die Erteilung einer Einwilligung zur Nutzung individuell erkennbarer Aufnahmen freiwillig ist.
      4. CER3 ist berechtigt, allgemeine Veranstaltungsaufnahmen – insbesondere Gesamtansichten, Raumansichten und atmosphärische Aufnahmen, auf denen einzelne Personen nicht individuell erkennbar im Vordergrund stehen – für Dokumentations-, Marketing- und Pressezwecke anzufertigen und zu verbreiten, insbesondere über das Internet, soziale Medien und sonstige Medien.
   3. Datenweitergabe und Datenschutz
      1. CER3 ist berechtigt, Kontaktdaten der Ticketkäufer (insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse) an Aussteller und Sponsoren zum Zwecke der werblichen Ansprache per E-Mail weiterzugeben, sofern der Ticketkäufer beim Ticketkauf ausdrücklich eingewilligt hat (Opt-in).
      2. CER3 gibt Bild- und Tonaufnahmen von der Veranstaltung im Sinne von Ziffer 7.2 an verbundene Unternehmen (e3n GmbH & Co. KG aus Mainz, CustomGento GmbH aus Frankfurt/Main und run_as_root GmbH aus Würzburg) weiter, damit diese dort ebenfalls zu Dokumentations-, Marketing- und Pressezwecken, insbesondere zur Veröffentlichung über das Internet und soziale Medien genutzt werden.
      3. Die Einwilligung zur Datenweitergabe sowie zur Weitergabe von Bild- und Tonaufnahmen an verbundene Unternehmen kann jederzeit durch den Kunden widerrufen werden. Der Widerruf ist an CER3 zu richten.
      4. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
      5. Nähere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von CER3, die auf der Website unter https://de.meet-magento.com/privacy-policy verfügbar ist.
8. Haftung des Veranstalters
   1. CER3 haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder leitenden Angestellten beruhen.
   2. Für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet CER3 auch bei einfacher Fahrlässigkeit. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung jedoch der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
   3. Im Übrigen ist die Haftung von CER3 – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen.
   4. Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen von CER3.
9. Erfüllungsort, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen
   1. Erfüllungsort für alle Leistungen aus dem Vertragsverhältnis ist der Sitz von CER3.
   2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist Würzburg, soweit der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
   3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
   4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.
   5. Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform, soweit nicht gesetzlich etwas anderes vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Änderung des Schriftformerfordernisses selbst.

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This english version only represents the german binding agreements.

Terms and Conditions

of CER3 Commerce Events GmbH
Ludwigstraße 18
97070 Würzburg
for events, conferences and trade fairs

Date: May 2026

1. Definitions
   
   For the purposes of these General Terms and Conditions, the following definitions apply:

   “Exhibitor”	are companies that operate a stand or presentation area at an event in order to present products, services or their company to a defined audience;
   “Third parties”	are persons or companies who are not parties to this contract;
   “Customer”	are sponsors, exhibitors or ticket purchasers;
   “Sponsors”	are companies that support an event financially, materially or through the provision of services in order to receive certain benefits in return that serve to promote and publicise their company;
   “Ticket Purchasers”	are companies that purchase tickets for themselves or their employees for CER3 events;
   “Event”	are trade fairs, conferences, meetings and other events organised and run by CER3;
   "Event site"	includes all premises, spaces and outdoor areas used for the event;
   "Venue"	is the place where the event takes place.

2. Scope and Application
   1. The following General Terms and Conditions (GTC) of CER3 Commerce Events GmbH (hereinafter "CER3") apply exclusively to all business relationships between CER3 and businesses within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (BGB) (hereinafter "Customer"), unless otherwise validly agreed. CER3 provides its services exclusively on the basis of these GTC.
   2. These GTC apply to:
      1) Sponsorship and exhibitor contracts;
      2) Ticket sales to businesses.
   3. These GTC apply exclusively. Any deviating general terms and conditions of the Customer shall not be recognised unless CER3 has previously agreed to their validity in writing. These GTC shall also apply if CER3 performs the service without reservation in the knowledge of deviating general terms and conditions of the Customer or if the Customer has expressly referred to its own terms and conditions.
   4. These GTC apply in the version valid at the time of conclusion of the contract and also to all future business relationships, even if no further express reference is made to them.
   5. CER3 reserves the right to amend these GTC with reasonable notice. The Customer shall be informed of any amendments in writing or by email. If the Customer does not agree to the amendments, they may terminate the contract upon the amendments coming into effect.
   6. Any agreements made individually between CER3 and the Customer for the purpose of performing the contract that deviate from these GTC must be set out in writing.
3. Conclusion of Contract and Quotation
   1. Offers made by CER3 are subject to change and non-binding, unless they are expressly marked as binding or contain a specific acceptance period.
   2. A contract is only concluded upon express written confirmation of the order by CER3. Verbal commitments and ancillary agreements require written confirmation by CER3 to be valid.
4. Prices and Terms of Payment
   1. CER3’s prices are quoted in euros and are subject to statutory VAT, unless otherwise stated.
   2. In the case of sponsorship and Exhibitor contracts, unless otherwise agreed, payment is due within 14 days of the invoice date without deduction.
   3. For ticket sales, the purchase price is due upon ordering and payable immediately.
   4. CER3 reserves the right to charge interest on late payments in the event of the Customer’s default. CER3 reserves the right to claim further damages resulting from such default.
   5. The Customer may only set off undisputed or legally established claims. The Customer may only exercise a right of retention insofar as their counterclaim is based on the same contractual relationship.
5. Special provisions for Customers who are Sponsors or Exhibitors
   1. Scope of Services
      1. The scope of services is set out in the relevant order confirmation and the service packages described therein. This includes, in particular, the provision of exhibition space, visibility and joint marketing campaigns.
      2. CER3 reserves the right, in the event of changes to the event concept that become necessary for technical or organisational reasons, to provide equivalent services, provided this is reasonable for the Customer. If no equivalent substitute service can be offered, the Customer is entitled to demand a reasonable reduction in remuneration with regard to the affected service components.
   2. Withdrawal and cancellation by the Customer
      1. The Customer is entitled to withdraw from the contract by sending a notice of withdrawal to CER3 by email. The withdrawal takes effect upon receipt of the notice of withdrawal by CER3.
      2. In the event of withdrawal by the Customer, CER3 is entitled to claim a flat-rate compensation for expenses. This is calculated based on the period between the receipt of the notice of withdrawal by CER3 and the scheduled event date as follows:
         1) Withdrawal more than 6 months before the event date: 50% of the agreed fee;
         2) Withdrawal between 6 and 3 months before the event date: 75% of the agreed fee;
         3) Withdrawal less than 3 months before the event date: 100% of the agreed fee.
      3. The Customer remains entitled to prove that CER3 has incurred no damage or damage less than the respective flat-rate fee; in this case, only the lower amount of damage actually incurred shall be reimbursed. CER3 reserves the right to prove and claim higher actual damages.
      4. If an Exhibitor fails to attend the event without prior withdrawal, clause 5.2.2(c) shall apply accordingly.
   3. Postponement and cancellation of the event
      1. If the event is postponed by no more than 6 weeks from the original date or moved to a different venue within the same city, the contracts shall remain valid unchanged. The Customer shall have no right of withdrawal in such cases.
      2. If the event is postponed by more than 6 weeks or moved to a venue in another city, the Customer is entitled to withdraw from the contract in writing within 2 weeks of receiving notification of the relocation. In the event of such a withdrawal, any payments already made shall be refunded in full. The assertion of further claims is governed by Clause 8 of these GTC.
      3. CER3 reserves the right to cancel the event for good cause. Good cause shall be deemed to exist in particular in the event of:
         1) Force majeure (e.g. natural disasters, fire, discovery of a bomb);
         2) Official orders or prohibitions;
         3) Absence of key speakers or Exhibitors;
         4) Insufficient number of participants in relation to disproportionate costs.
      4. If CER3 cancels the event for a reason for which CER3 is not responsible (in particular force majeure, official orders), any payments already made by the Customer will be refunded. CER3 is entitled to deduct from the amount to be refunded those expenses which CER3 can prove to have been incurred exclusively for the specific event up to the time of cancellation and which could neither be reversed nor otherwise saved (non-recoverable expenses). The deduction is limited to the amount actually paid by the Customer; no further payment obligation on the part of the Customer shall arise. Upon request, CER3 shall provide the Customer with a clear breakdown of the non-saved expenses deducted.
      5. If CER3 cancels the event for a reason for which CER3 is responsible, any payments already made shall be refunded in full. Any further claims for damages by the Customer shall be governed by Clause 8 of these GTC.
   4. Liability of the Exhibitor
      1. The Exhibitor shall be fully liable for all damage caused by the Exhibitor, its staff, its agents or otherwise arising from the construction of its stand. This includes, in particular, damage to event venues, facilities and other stands, as well as personal injury and property damage to third parties.
      2. The Exhibitor undertakes, upon request by CER3, to provide evidence of adequate public liability insurance with a sum insured of at least EUR 500,000 and to maintain this cover throughout the entire event.
      3. The Exhibitor shall indemnify CER3 against all claims by third parties brought against CER3 as a result of acts or omissions on the part of the Customer, its staff or its agents.
   5. Set-up, dismantling and stand operation
      1. Set-up and dismantling times shall be set by CER3 and notified to the Exhibitor in good time. The Exhibitor is obliged to adhere to these times.
      2. The Exhibitor must ensure that their stand complies with all legal and safety requirements. CER3 reserves the right to raise objections regarding any defects and to demand their rectification.
      3. The Exhibitor may not sublet or transfer their stand to third parties unless CER3 has expressly agreed to this by email.
      4. CER3 is entitled to prohibit the operation of the stand and to expel the Customer from the event site or the venue in the event of breaches of these provisions or if the smooth running of the event is jeopardised.
6. Special provisions for ticket sales
   1. Ticket purchase and validity
      1. Tickets entitle the holder to admission to the respective event on the specified date at the venue. Tickets are personal and non-transferable unless CER3 has expressly agreed to the transfer to a third party by email.
      2. Tickets are purchased online via the CER3 website or through authorised sales outlets. The contract for the purchase of the ticket is concluded upon completion of the ordering process.
      3. Tickets are only valid in conjunction with a valid, official photo ID. CER3 is entitled to verify the identity of the ticket holder.
      4. In the event of a ticket being lost, there is no entitlement to a replacement or a refund of the ticket price.
   2. Cancellation, exchange and refund
      1. Tickets are non-exchangeable and non-refundable, unless otherwise provided for by law.
      2. Where service or processing fees have not been charged by CER3 itself but have been retained by independent third-party providers (e.g. external ticketing platforms), CER3 is not obliged to refund these amounts.
      3. If CER3 cancels the event for a reason for which CER3 is not responsible (in particular force majeure, official orders), ticket prices already paid will be refunded. However, CER3 is entitled to deduct from the amount to be refunded per ticket the proportionate amount of those expenses which CER3 can prove to have incurred exclusively for the specific event up to the time of cancellation and which could neither be reversed nor otherwise saved (non-saved expenses). These non-saved expenses shall be apportioned equally across all tickets sold. The deduction per ticket is limited to the actual ticket price paid; this does not give rise to any further payment obligation on the part of the Customer.
      4. If the event is postponed by no more than 6 weeks from the originally announced date or moved to a different venue within the same city, tickets remain valid for the new date. The Customer has no right of withdrawal in such cases.
      5. If the event is postponed by more than 6 weeks or moved to a venue in another city, the Customer is entitled to withdraw from the contract in writing within 2 weeks of receiving notification of the change of venue. In the event of such a withdrawal, the ticket price paid will be refunded in full. Clause 6.2.2 applies accordingly.
   3. Programme changes
      1. CER3 reserves the right to make changes to the programme, the line-up or the schedule. Such changes do not entitle the Customer to a price reduction or to withdraw from the contract, provided the changes are reasonable for the Customer.
      2. CER3 reserves the right to replace or cancel speakers or parts of the programme for good cause (e.g. illness, force majeure).
      3. Compensation for cancellation is limited to the ticket price. Any further claims, in particular for travel and accommodation costs, are excluded.
7. Terms and Conditions
   1. House Rules and Admission
      1. CER3 exercises the right of admission on the event site or at the venue. CER3 reserves the right to remove persons from the event site or venue without refund of the ticket price in the event of disruption to the event, breach of safety regulations or other justified reasons.
      2. Entry to the event site or venue is at the customer's own risk. CER3 accepts no liability for any loss or damage incurred by the Customer on the event site or at the venue, unless caused by wilful misconduct or gross negligence.
      3. Children and young people under the age of 16 may only attend the event if accompanied by an adult.
      4. CER3 reserves the right to prohibit dangerous items, weapons, drugs and alcoholic beverages on the event site or at the venue, and to confiscate them if misuse is suspected.
   2. Photographic and audio recordings
      1. CER3 reserves the right to document the event through photography and filming for documentation, marketing and press purposes, in particular for publication on the internet, social media and other media. In doing so, CER3 complies with the applicable data protection and privacy regulations, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Art Copyright Act (Kunsturhebergesetz - KUG).
      2. Recordings in which individual persons are individually recognisable will only be used by CER3 on the basis of consent given separately, voluntarily and in full knowledge of the facts by the data subject for the purposes and forms of use specified therein. The Customer may give their consent either when purchasing tickets or, at the latest, upon entering the event; this will be specifically noted upon entry to the venue.
      3. The Customer is obliged to inform all persons sent by them to the event in good time before the start of the event that photographs and video recordings will be made and that the granting of consent to the use of individually recognisable recordings is voluntary.
      4. CER3 is entitled to produce and distribute general event recordings – in particular overviews, room views and atmospheric shots in which individual persons are not individually recognisable in the foreground – for documentation, marketing and press purposes, in particular via the internet, social media and other media.
   3. Data sharing and data protection
      1. CER3 is entitled to pass on the contact details of ticket purchasers (in particular name, company, email address) to Exhibitors and Sponsors for the purpose of sending promotional communications by email, provided that the ticket purchaser has expressly consented to this when purchasing the ticket (opt-in).
      2. CER3 shall pass on image and audio recordings of the event within the meaning of clause 7.2 to affiliated companies (e3n GmbH & Co. KG of Mainz, CustomGento GmbH of Frankfurt am Main and run_as_root GmbH of Würzburg) so that these may also be used there for documentation, marketing and press purposes, in particular for publication via the internet and social media.
      3. The Customer may revoke their consent to the transfer of data and to the transfer of image and audio recordings to affiliated companies at any time. The revocation must be addressed to CER3.
      4. The processing of personal data is carried out in compliance with the applicable data protection regulations, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz - BDSG).
      5. For further information on data protection, please refer to CER3’s privacy policy, which is available on the website at the https://de.meet-magento.com/privacy-policy.
8. Liability of the organiser
   1. CER3 shall be liable without limitation for damages resulting from injury to life, limb or health arising from an intentional or negligent breach of duty by the organiser, its legal representatives or vicarious agents, as well as for other damages arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by the organiser, its legal representatives or senior executives.
   2. CER3 shall also be liable for damages resulting from a breach of material contractual obligations in cases of simple negligence. Material contractual obligations are those obligations the fulfilment of which is essential for the proper performance of the contract and on the observance of which the Customer may regularly rely. In such cases, however, liability shall be limited to the amount of damage typical for the contract and foreseeable at the time of conclusion of the contract.
   3. In all other respects, CER3’s liability – regardless of the legal basis – is excluded.
   4. The above liability provisions also apply in favour of CER3’s legal representatives, senior executives and other vicarious agents.
9. Place of performance, jurisdiction and final provisions
   1. The place of performance for all services arising from the contractual relationship is the registered office of CER3.
   2. The place of jurisdiction for all disputes arising from the contractual relationship is Würzburg, provided that the Customer is a merchant, a legal entity under public law or a special fund under public law.
   3. The law of the Federal Republic of Germany shall apply, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods. In cases of doubt, the German legal meaning shall prevail.
   4. Should individual provisions of these GTC be or become invalid, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid provision shall be replaced by the statutory provision.
   5. Amendments or additions to these GTC must be made in writing, unless otherwise required by law. This also applies to any amendment to the written form requirement itself.